Die Elektronische Rechnungsverabeitung in der öffentlichen Verwaltung

Welche Aspekte müssen bei der Einführung beachtet werden? Wie kann crossinx mit der Europa-Garantie alle zukünftigen Anforderungen für die Kommune sicherstellen?

Elektronische Rechnungsverarbeitung in den Kommunen

Der digitale Wandel stellt die öffentlichen Verwaltungen mit ihren vielfältigen Aufgaben, gerade im Kontakt mit Bürgern und Unternehmen, vor neue Herausforderungen und erfordert auch Anpassungen in den internen Verwaltungsprozessen. Betroffen sind davon vor allem die Rechnungsprozesse der Kommunen und ihrer Lieferanten.
 
Zurzeit werden in Deutschland jährlich rund 7 Milliarden Rechnungen erstellt und zwischen Unternehmen, Kunden, öffentlicher Verwaltung und Bürgern ausgetauscht. Der Anteil elektronischer Rechnungen bewegt sich dabei jedoch derzeit nur um die zehn Prozent. Der Anteil der Kommunen, die E-Invoicing schon nutzen, lag laut einer crossinx-Umfrage in 2017 bei 28 Prozent. Durch die EU-Richtlinie 2014/55 und den Beschluss der Bundesregierung ist davon auszugehen, dass bis Ende 2019 die restlichen 70 Prozent der Kommunen noch auf die E-Rechnung umstellen müssen. Immerhin planen laut der Umfrage 69 Prozent ihre Rechnungsprozesse in den nächsten 12 Monaten zu digitalisieren. Viele der befragten Kommunen wünschen sich mehr Hilfe und Unterstützung bei der Umstellung. 

 
 

Die E-Rechnungsverordnung und ihre Vorteile

Im September 2017 hat das Bundeskabinett die E-Rechnungsverordnung beschlossen. Zukünftig müssen private Unternehmen Rechnungen an Behörden und Verwaltungseinrichtungen überwiegend elektronisch stellen. Neben der Umstellungspflicht, sollte die öffentliche Verwaltung vor allem die wirtschaftlichen Vorteile von E-Invoicing, also der elektronischen Rechnungsverarbeitung, im Blick haben. Digitale Rechnungen sparen nicht nur Kosten, sondern bewirken auch verschlankte Prozesse, verringerte Medienbrüche, mehr Transparenz und weniger Fehler. Sie entlasten die Mitarbeiter und tragen zur Entbürokratisierung bei.
 
Die heterogene Rechtslage, die Zuständigkeiten und die Maßnahmen, die es zu treffen gilt, sind nicht einfach zu überblicken. Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung in Ihrer Kommune sollten Sie sich einen Überblick über die aktuelle Rechtslage verschaffen.
 
Dazu haben wir in unserem Blogeintrag die wichtigsten Informationen zu dem E-Rechnungsgesetz, die Rechtsverordnung und die EU-Richtlinie 2014/55 für Sie zusammengefasst: Gesetzliche Rahmenbedingungen für elektronische Rechnungsverarbeitung
 

Technische Bedingungen für elektronische Rechnungsverarbeitung

Neben den gesetzlichen Rahmenbedingungen gibt es auch technische Vorgaben, die für eine erfolgreiche Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand oder Rechnungsempfang notwendig sind. 
 
Schaffen Sie in Ihrer Kommune das Bewusstsein, dass ein reines PDF-Dokument kein elektronisches Rechnungsformat und damit unzulässig ist. Gültige Formate sind – wie in der Rechtsverordnung definiert – die XRechnung und Formate, die kompatibel mit CEN-Standard sind. Für eine automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnungen müssen zudem Informationen wie Bestell- oder Lieferantennummer ergänzt werden.
 
Um die Gesetzesvorgaben rechtskonform und rechtzeitig umzusetzen, sollten Sie so bald wie möglich damit beginnen, die nötigen Grundlagen zu schaffen. Dazu gehört eine Ist-Analyse Ihrer IT-Struktur.
 
  1. Wird die IT intern oder extern (bspw. über ein Kommunales Rechenzentrum) betrieben?
  2. Welche technische Infrastruktur liegt vor?
  3. Gibt es bereits einen elektronischen Prozess zur Verarbeitung von Rechnungen?
  4. Welche Schnittstellen müssen geschaffen werden?
  5. Welche fachliche Expertise ist intern vorhanden, welche braucht es zusätzlich?
  6. Wie können die elektronischen Prozesse in bisherige Strukturen eingebunden werden?
 
Beim Rechnungsausgang, also dem Rechnungsversand, ist es ebenfalls wichtig, sich im Vorfeld mit den Formalitäten, wie etwa dem Rechnungsformat und den steuerrechtlichen Anforderungen, auseinander zu setzen. Elektronische Rechnungen müssen, wie Papierrechnungen, einige Bedingungen erfüllen, wenn sie an den Empfänger geschickt werden. Hier gelten vor allem die Kriterien des §14 (4) Umsatzsteuergesetz (UStG):
 
  1. Echtheit der Herkunft (diese ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist)
  2. Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (diese ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert wurden)
  3. Lesbarkeit der Rechnung
  4. Erfüllung sämtlicher Voraussetzungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes
 

Sicherheit bei elektronischer Rechnungsverarbeitung

Wie wird gewährleistet, dass keine betrügerischen oder schadhaften E-Mails empfangen werden? Hier stehen Kommunen vor Herausforderungen, denn sie müssen Prozesse implementieren, die die eingehenden Rechnungen auf Originalität und Richtigkeit prüfen. Achten Sie bei der Wahl Ihres Dienstleisters darauf, dass er das Thema Sicherheit automatisch mit abdeckt. Dies erspart Kommunen wertvolle Zeit. Das dieses Thema sehr umfangreich ist, haben wir ihm einen eigenen Blogeintrag gewidmet. Lesen Sie dazu auch den Artikel "Wie schützt E-Invoicing vor Betrug?”
 

Archivierung von Rechnungen

Achten Sie darauf, dass Ihre Verwaltung, die elektronischen Rechnungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt. Denn auch bei digitalen Rechnungen ist die Archivierung Pflicht. Dabei ist es nicht ausreichend, die Dokumente auszudrucken und abzuheften.
 
E-Rechnungen müssen elektronisch und nach den Gesetzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Zudem müssen sie jederzeit ohne großen Aufwand gelesen und geprüft werden können, und zwar auf einem Speichermedium, das nur einmal beschreibbar ist und somit keine Änderungen zulässt. Dies kann beispielsweise eine CD-ROM sein.

Sie möchten mehr zu dem Thema erfahren? Lesen Sie dazu unser Whitepapaer " E-Invoicing im öffentlichen Sektor”

Umsetzung elektronische Rechnungsverarbeitung - die Wahl des richtigen Providers

Hartnäckig hält sich das Vorurteil, Kosten und Aufwand seien zu groß, die Prozesse auf elektronische Rechnungsverarbeitung umzustellen. Doch mit einem externen Dienstleister ist beides überschaubar und die Umstellung gelingt schneller und weitaus günstiger, da er den Kommunen viel Arbeit abnimmt. Er übernimmt die Situations- und Bedarfsanalyse beim Rechnungsempfänger und anschließend die Steuerung des speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmten Umstellungsprozesses. Zudem kann der Dienstleister sowohl die Übertragung, als auch die Anbindung an die lokalen ERP-Systeme auf Seiten des Rechnungsversenders und -empfängers, mögliche Wartungsarbeiten und die Archivierung übernehmen. Durch den Einsatz eines Providers sind auf Seiten der Nutzer keine Anpassungen an die IT-Infrastruktur nötig.
 
Darüber hinaus bieten Provider eine Vielzahl von Zusatzleistungen an, wie beispielsweise eine Datenkonvertierung. Diese hilft Ihrer Kommune dabei, die strukturierten Daten immer im vorgeschriebenen europäischen Standard zu verarbeiten. Ein kostenloses Update bei neuen Versionen der Europäischen Norm bietet beispielsweise die Europa-Garantie von crossinx. So ist sichergestellt, dass Kommunen die Daten von crossinx in dem Format bekommen, die vom bestehenden System benötigt und verarbeitet werden können. Lieferanten können demnach XRechnung, CEN-Formate, ZUGFeRD oder neue Formate schicken, die sich auf Basis der europäischen Vorgaben entwickeln, ohne dass sich bei der Kommune etwas ändert. Auch eine Anpassung an neue Versionen erfolgt über crossinx. 
 
Das Kernkriterium bei der Auswahl eines geeigneten Providers sollte die Erfüllung nationaler und internationaler steuerrechtlicher Anforderungen inklusive entsprechender Zertifizierungen sein. Zudem sollten Sie darauf achten, dass der Anbieter den Umgang mit den hochsensiblen Rechnungsdaten gemäß aller Compliance-Richtlinien und Sicherheitsanforderungen beherrscht.
 

crossinx als verlässlicher E-Invoicing-Partner für Kommunen

crossinx kann Ihnen helfen, die Umstellung auf E-Invoicing bis zur gesetzlichen Frist zu meistern. Wir setzen nicht nur alle Herausforderungen automatisiert für Sie um, sondern ermöglichen auch die elektronische Archivierung der Rechnungen und einen verschlankten Freigabeprozess. Bereits beim Eingang werden alle Daten validiert, Formate und Pflichtfelder geprüft, damit die Rechnung direkt verbucht werden kann.
 
Mit unserem Service ermöglichen wir Ihrer Kommune den elektronischen Rechnungsversand aller Formate, darunter PDF, ZugFeRD, XRechnung oder Edifact an Ihre Lieferanten und Partner. Mit uns müssen Sie nicht auf den neuen Standard umstellen, sondern können einfache Lösungen wie PDF auch weiterhin nutzen. 
 
Mit der Europa-Garantie von crossinx ist Ihre Kommune auf der sicheren Seite: Sie garantiert Ihnen die problemlose Verarbeitung der einkommenden Rechnung unabhängig vom Format. Darüber hinaus erfüllt crossinx alle nötigen Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Alle von crossinx verarbeiteten Daten bleiben in Deutschland, GoBD-konform, und Sie erhalten keine direkten E-Mails.